Questions fréquentes
Assemblées générales, charges, travaux, vente, sinistres : les réponses d'un syndic parisien depuis 1972 aux questions que nous posent chaque semaine les copropriétaires.
I. Assemblée générale
Au moins une fois par an, dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable, pour approuver les comptes et voter le budget prévisionnel. La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion ; ce délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée ou de l'envoi électronique. Elle comprend l'ordre du jour et les documents utiles : comptes, budget, devis, projets de résolution. Une assemblée peut être réunie en cours d'année lorsqu'une décision ne peut attendre.
Oui. Vous pouvez donner pouvoir à un mandataire, voter par correspondance grâce au formulaire joint à la convocation, ou participer à distance lorsque l'assemblée se tient en visioconférence. Le formulaire de vote doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion.
L'article 24 (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance) régit les décisions courantes : approbation des comptes, travaux d'entretien. L'article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires) s'applique notamment à la désignation du syndic et à l'élection du conseil syndical. Passerelle de l'article 25-1 : si la résolution n'obtient pas cette majorité mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l'article 24. L'article 26 exige une double majorité : la majorité des copropriétaires en nombre, représentant au moins les deux tiers des voix de tous les copropriétaires. Il concerne les décisions les plus engageantes, comme la vente de parties communes ou la modification du règlement de copropriété sur la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes. Si cette double majorité n'est pas atteinte mais que la résolution recueille l'accord de la moitié des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote a lieu immédiatement à la majorité de l'article 25.
II. Charges et comptes
Selon les tantièmes fixés par le règlement de copropriété. Les charges générales (entretien, conservation, administration de l'immeuble) sont réparties selon la quote-part de parties communes de chaque lot ; les charges spéciales, comme l'ascenseur ou le chauffage collectif, selon l'utilité pour chaque lot. Les provisions sont appelées chaque trimestre sur la base du budget voté, puis régularisées après l'approbation des comptes.
Une épargne obligatoire du syndicat des copropriétaires, destinée à financer les travaux à venir. La cotisation annuelle est au moins égale à 5 % du budget prévisionnel et, lorsqu'un plan pluriannuel de travaux est adopté, à 2,5 % du montant des travaux qu'il prévoit.
Le syndic relance d'abord par courrier simple, puis adresse une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, suivie si besoin d'une seconde mise en demeure. Viennent ensuite un courrier d'avocat, une sommation par commissaire de justice, puis la procédure judiciaire. Les frais de procédure sont avancés par la copropriété, qui en demande le remboursement au copropriétaire débiteur au titre de l'article 700 du code de procédure civile. Un échéancier reste toujours préférable : parlez-en tôt à votre gestionnaire.
III. Travaux et réglementation
Oui, pour les copropriétés à usage d'habitation de plus de quinze ans, selon un calendrier progressif : depuis 2023 au-delà de 200 lots, 2024 de 51 à 200 lots, 2025 jusqu'à 50 lots. Établi par un professionnel qualifié après analyse du bâti, il hiérarchise les travaux nécessaires sur dix ans et estime leur coût. Il est présenté à l'assemblée générale, qui décide de son adoption et de son calendrier.
Le diagnostic de performance énergétique collectif concerne les immeubles dont le permis de construire est antérieur au 1er janvier 2013 : depuis 2024 au-delà de 200 lots, 2025 de 50 à 200 lots, et 2026 pour les copropriétés de 50 lots au plus. Valable dix ans, il nourrit le plan pluriannuel de travaux et éclaire les choix de rénovation énergétique.
Elle préfinance la réparation des désordres relevant de la garantie décennale, sans attendre que les responsabilités des entreprises soient établies. Le syndicat, maître d'ouvrage, doit la souscrire avant l'ouverture d'un chantier concerné : ravalement avec étanchéité, couverture, structure. Nous l'intégrons au budget global soumis au vote, aux côtés des travaux, des honoraires d'architecte et d'un aléa.
Les travaux purement intérieurs sont libres, dans le respect du règlement de copropriété. En revanche, s'ils touchent aux parties communes ou à l'aspect extérieur de l'immeuble (mur porteur, façade, fenêtres, canalisations communes), une autorisation de l'assemblée générale est nécessaire, à la majorité de l'article 25. Prévenez votre gestionnaire en amont : il inscrira la demande à l'ordre du jour.
IV. Syndic et conseil syndical
Élu par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, il assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il peut consulter les comptes et pièces justificatives, donne son avis sur les contrats et marchés au-delà du seuil fixé par l'assemblée et peut recevoir une délégation pour certaines décisions. C'est l'interlocuteur privilégié de votre gestionnaire tout au long de l'année.
Le mandat du syndic ne peut excéder trois ans. Le conseil syndical met en concurrence plusieurs propositions, établies sur le contrat type réglementaire, et la désignation du nouveau syndic est votée en assemblée générale à la majorité de l'article 25. L'ancien syndic remet ensuite les fonds, les comptes et les archives dans les délais légaux. Nous organisons cette passation pour vous, de bout en bout.
Un espace en ligne sécurisé que tout syndic professionnel doit proposer. Chaque copropriétaire y retrouve les documents de l'immeuble (règlement de copropriété, procès-verbaux, contrats, carnet d'entretien) ainsi que ses documents personnels : appels de fonds, relevé de compte, convocations.
V. Vente et sinistres
La promesse de vente doit notamment comporter le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, les procès-verbaux des assemblées des trois dernières années, la fiche synthétique, le carnet d'entretien, la situation financière du lot et de la copropriété, ainsi que le diagnostic technique global ou le plan pluriannuel de travaux s'ils existent. Avant la signature de l'acte, le syndic établit l'état daté pour le notaire.
Coupez l'eau si possible, prévenez votre voisin et le cabinet, puis remplissez un constat amiable avec l'autre partie. Déclarez le sinistre à votre assureur dans les cinq jours ouvrés. La plupart des dégâts des eaux en immeuble relèvent de la convention IRSI, signée entre assureurs : c'est l'assureur de l'occupant du logement endommagé, propriétaire ou locataire, qui gère le dossier et organise la recherche de fuite, même lorsque la fuite vient d'une partie commune ou d'un autre appartement. Jusqu'à 1 600 € HT de dommages, il vous indemnise directement, sans recours contre les autres assureurs. Entre 1 600 € et 5 000 € HT, il reste gestionnaire du dossier, vous indemnise puis se retourne contre l'assureur du responsable. Au-delà de 5 000 € HT, et pour les infiltrations par la façade, la convention IRSI ne s'applique pas : le sinistre est alors traité par les assureurs concernés, dont celui de l'immeuble. Lorsque ce sont les parties communes qui sont endommagées, c'est l'assurance de l'immeuble qui intervient, et le syndic déclare et suit le sinistre.
VI. Vos travaux, chez vous
Si le remplacement est à l'identique d'un point de vue esthétique (même matériau, même couleur, même découpage des carreaux), aucune autorisation n'est nécessaire. Dans le cas contraire, par exemple pour passer du bois au PVC, une autorisation de l'assemblée générale est nécessaire, à la majorité de l'article 25 (et à défaut de l'article 25-1), ainsi qu'une déclaration auprès des services de l'urbanisme. Adressez-nous alors le devis, la fiche technique et une photo de la façade : nous inscrirons votre demande à l'ordre du jour. En cas de doute, demandez toujours au syndic avant de commander vos fenêtres.
L'installation d'une climatisation qui modifie la façade ou touche aux parties communes (groupe extérieur, percements, passage de câbles ou de conduits) doit être autorisée au préalable par l'assemblée générale. Pour que nous puissions inscrire votre demande à l'ordre du jour, adressez-nous un dossier technique comprenant : la marque et le modèle exact de l'équipement ; la fiche technique du fabricant avec les niveaux sonores ; des photos ou plans indiquant l'emplacement exact ; les modalités de raccordement et le cheminement des câbles ou conduits ; l'emplacement et les dimensions des percements prévus ; tout document permettant d'apprécier l'impact visuel et technique sur l'immeuble. En cas de doute, demandez toujours au syndic avant de commander.
Aucune autorisation n'est nécessaire si les travaux ne touchent pas aux parties communes (murs porteurs, poutres, colonnes d'évacuation…). Avant de supprimer une cloison, vérifiez qu'elle n'est pas porteuse : dans les immeubles anciens, notamment en pans de bois, une cloison peut le devenir avec le temps. Ouvrir un mur porteur exige une étude d'un bureau d'études structure, l'attestation d'assurance de l'entreprise et l'autorisation de l'assemblée générale. En cas de doute, demandez toujours au syndic avant de commencer.
Vous bénéficiez d'un « droit à la prise » pour votre place de stationnement. Informez le syndic par lettre recommandée avec un descriptif et un plan des travaux ; la copropriété ne peut s'y opposer que pour un motif sérieux et légitime, en saisissant le tribunal dans un délai de trois mois. Le coût de l'installation et de votre consommation reste à votre charge.
C'est un travail privatif, mais il ne doit pas dégrader l'isolation phonique : un carrelage posé sans sous-couche acoustique peut générer des nuisances pour le voisin du dessous et engager votre responsabilité. Consultez le règlement de copropriété, qui prévoit parfois des exigences précises, et prévenez-nous des dates de chantier pour la protection des parties communes.
La cession d'une partie commune se décide en assemblée générale à la majorité de l'article 26. Il faut un prix, évalué de manière argumentée, puis un modificatif de l'état descriptif de division établi par un géomètre et publié par un notaire. Les frais sont en principe à la charge de l'acquéreur. Adressez-nous votre projet : nous le préparerons pour la prochaine assemblée.
Adressez votre demande au syndic par lettre recommandée ou par voie électronique recommandée, avec le projet de résolution et les documents utiles : devis, plans, fiches techniques. Elle sera inscrite à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Plus elle arrive tôt, plus le conseil syndical aura le temps de l'examiner.
VII. Au quotidien
Le notaire nous informe de la vente. Communiquez-nous vos coordonnées complètes et votre adresse de correspondance : vous recevrez vos accès à l'extranet, vos appels de fonds et les convocations aux assemblées. Pensez aussi à souscrire une assurance responsabilité civile, obligatoire pour chaque copropriétaire, que vous occupiez le logement ou non.
Les honoraires du syndic pour l'état daté sont plafonnés par la réglementation à 380 € TTC. Ce document, remis au notaire avant la signature de l'acte, indique les sommes dues par le vendeur et celles qui resteront dues par l'acquéreur. Il est distinct du pré-état daté, qui accompagne la promesse de vente.
Seules les charges dites récupérables, définies par décret, peuvent être refacturées au locataire : entretien courant, eau, chauffage collectif, menues réparations, une partie des frais de gardiennage. Les honoraires du syndic, les gros travaux et le fonds de travaux restent à votre charge. Le décompte annuel des charges vous aide à établir la régularisation de votre locataire.
Cela dépend de plusieurs éléments. Résidence secondaire : à Paris, il est interdit de la louer en meublé de tourisme. Local commercial : si votre bien est enregistré comme local commercial, vous pouvez le louer en meublé de tourisme sans limitation de durée. Règlement de copropriété : vérifiez avant tout qu'il autorise les locations de courte durée ; certaines copropriétés les restreignent pour éviter les nuisances. Respectez enfin les démarches auprès de la Ville de Paris : enregistrement comme meublé hôtelier pour un local commercial, enregistrement classique pour une résidence principale.
Si le trouble constitue une violation du règlement de copropriété, le syndic peut adresser un rappel puis une mise en demeure. S'il s'agit d'un trouble de voisinage entre occupants, privilégiez d'abord le dialogue, puis le conciliateur de justice, gratuit. En cas de tapage nocturne, la police peut être appelée. Si l'occupant est locataire, nous pouvons en informer son propriétaire.
Les badges, bips de parking et clés des parties communes se commandent auprès du syndic, pour des raisons de sécurité. Indiquez-nous votre lot et le nombre souhaité : le coût est refacturé sur votre compte de copropriétaire. En cas de perte, prévenez-nous pour que l'ancien badge soit désactivé.
Signalez la panne au gardien, s'il y en a un, et à votre gestionnaire : nous sollicitons l'ascensoriste titulaire du contrat d'entretien, qui intervient dans les délais prévus. En cas de personne bloquée, utilisez le bouton d'alarme de la cabine, relié au service d'urgence de l'ascensoriste.
Jamais dans les parties communes ni au local poubelles : les frais d'enlèvement seraient supportés par tous. À Paris, la Ville enlève gratuitement les encombrants sur rendez-vous, et les déchetteries accueillent gravats et déchets de chantier. Pour vos travaux, l'entreprise doit évacuer elle-même ses déchets.
La plupart des documents sont disponibles sur l'extranet : procès-verbaux, règlement de copropriété, carnet d'entretien, appels de fonds et relevé de votre compte. Pour un document qui n'y figure pas, écrivez à votre gestionnaire en indiquant l'adresse de l'immeuble et votre numéro de lot.
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Ces réponses ont une valeur d'information générale : chaque immeuble relève de son propre règlement de copropriété.
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